Ежегодно в уссурийский архив обращаются тысячи горожан

О том, какую работу ежедневно ведут архивариусы, с какими казусами им приходится сталкиваться и почему трудно переоценить их роль в жизни каждого из нас, рассказала директор этого учреждения.

Одной из главных тем нашей встречи с директором МКУ «Архив Уссурийского городского округа» Н. С. Лиходедовой стало безответственное отношение некоторых уссурийских работодателей к документам своего предприятия. А ведь в некоторых случаях руководитель может понести административную ответственность – например, за не переданные вовремя в архив документы.

Документы по личному составу: приказы о приеме и увольнении, сведения о заработной плате сотрудников, личные карточки или личные дела работодатель обязан хранить, отвечая за их наличие и состояние. При ликвидации организации руководитель обязан передать документы для дальнейшего хранения в МКУ «Архив Уссурийского городского округа», который расположен по адресу: г. Уссурийск, ул. Калинина, 47. Срок хранения данных документов составляет 75 лет!

По словам Натальи Сергеевны, ответственное хранение и передача документов очень важны, ведь от них зависят судьбы людей, когда-то работавших в ликвидированной организации. «Страдают чаще всего старики, которым необходимо подтвердить, что они работали на одном из предприятий. Ведь от этого зависит, например, получит ли человек дополнительные выплаты к пенсии, а порой оказывается, что руководитель предприятия не сдавал документы. То есть, мы подтвердить стаж уже не можем, и гражданин лишается заработанных многолетним трудом денег», - поясняет главный архивариус города.

Статья 23 Федерального Закона «Об архивном деле в Российской Федерации» №125 ФЗ регулирует вопрос передачи документов в архив. Так, в случае реорганизации предприятия документы в архив не передаются, а хранятся у правопреемника. А вот в случае банкротства за не передачу документов в архив можно понести наказание. Следует напомнить, что тянуть с передачей документов предпринимателю просто не выгодно: прежде чем суд примет решение о закрытии предприятия, он должен получить из архива справку о том, что все документы переданы ему на хранение.

Но и тут есть свои особенности. Прежде чем документы сдать, необходимо предварительно их подготовить: для начала - произвести экспертизу ценности документов, сформировать их в дела в упорядоченном виде, составить реестр, написать историческую справку о предприятии (когда открылось, как переименовывалось, сколько имело цехов и так далее). Вопросы для неподготовленного человека непростые, но специалисты архива готовы бесплатно оказать помощь работодателю, предоставив необходимую консультацию. Записаться на консультацию по обработке документов для передачи их в архив можно по телефону 32-83-68. Также руководитель предприятия может нанять специальные организации, которые платно подготовят документы к сдаче в архив.

По мнению Натальи Сергеевны, уссурийский архив наладил сотрудничество с работодателями - большинство руководителей документы передают. Например, в 2013 году свои документы сдали 24 организации, а это 943 единицы хранения по личному составу. «Работодатель должен понимать, что пока документы хранятся у него, граждане будут обращаться за справками к нему. А это немалый объем работы», - разъясняет Наталья Сергеевна. По словам нашей собеседницы, в прошлом году почти 4800 граждан обратилось с социально-правовыми запросами.

В каких же случаях чаще всего обращаются уссурийцы в архив? Гражданам необходимы документы для подтверждения информации в случае утери трудовой книжки, для оформления пенсии, для получения справки о заработной плате, при исправлении ошибок в трудовой книжке и по многим другим вопросам.

Случались в практике архивариусов и казусные ситуации. «Был у нас случай, когда за документами для оформления пенсии пришел человек. Выяснилось, что в свое время он был руководителем организации, но потом его фирма распалась, а он не сдал документы в архив. В итоге из-за своей же оплошности он получит пенсию меньше, чем мог бы рассчитывать», - рассказывает директор архива. Хотя встречаются и очень ответственные руководители, которые, въезжая в новый офис, обнаруживали стопы чужих документов и не выбрасывали, не сжигали их, а привозили в архив. «За это им большое спасибо», - говорит Наталья Лиходедова.

Большую работу проводят сотрудники главного городского хранилища для упрощения процесса поиска документов: на сегодняшний день здесь создано 12 электронных поисковых баз. При этом создание одной базы требует массы усилий: нужно просмотреть каждый лист, а их, бывает, на одно предприятие - по несколько тысяч. «Первое, что мы сделали, это создали базу на некогда существовавшую в Уссурийске швейную фабрику «Работница». Она работала много лет, штат работников был большой, и искать запрашиваемые документы бывало так сложно, что нам приходилось задерживаться здесь до самой ночи». Документы по одному работнику могут быть разбросаны по нескольким толстым папкам, и найти их все – непростая задача. Чтобы их собрать, нужно было перелистать пять-шесть дел по 500 листов каждое. При этом архив обязан предоставить информацию в течение 30 дней», - рассказывает Наталья Сергеевна. Поиск вручную сложен еще и тем, что документы - рукописные, написанные разными людьми и порой совершенно неразборчивым почерком…

Наталья Сергеевна провела для нас небольшую экскурсию, в ходе которой мы узнали, что архивохранилище в 400 квадратных метров рассчитано на 100 000 единиц хранения. При этом почти половина из всех хранимых документов – документы по личному составу. Все они разбиты на фонды, которые закреплены за каждым сотрудником архива. Специалист обязан отвечать за наличие документов, следить за их санитарным, техническим состоянием: не рассыпаются ли, не отсырели ли листы, не появился ли грибок, не завелись ли паразиты, не требуется ли бумаге реставрации и т. д. По всем этим поводам составляются акты, а также акт о проведенной проверке. Помимо этого сотрудник архива отвечает на запросы от граждан по своему фонду.

- Создавая организацию и принимая на работу людей, работодатель берет на себя ответственность за сегодняшний день,- еще раз напомнила Наталья Сергеевна. - Но я бы хотела обратить внимание работодателей и на день завтрашний, ведь документы могут понадобиться и через 50 лет! Поэтому нужно понимать: если не сдать документы на хранение, могут пострадать десятки и сотни людей. И как показывает история, сложности могут возникнуть у кого угодно – даже у руководителя предприятия.

«Золото Уссурийска»