«Я не успеваю!»

Как правильно распределить время?

Почему я ничего не успеваю? Ответов на этот вопрос очень много, но чаще других причиной «хронического неуспевания» являются банальные перекуры, страсть к соцсетям и... плохой отдых. Как отучить себя от вредных привычек, которые съедают ваше драгоценное рабочее время, и найти свой способ расслабления, не выходя из офиса. Об этом АиФ.ru рассказала психолог Юлия Кузьмина.

Всему своё время

- Юлия, как в идеале нужно распределять своё время, сколько на работу, сколько на детей, на мужа, на друзей и на свои личные радости?

Юлия Кузьмина: Я бы подошла к этому вопросу по-другому: важно не количество затраченного времени, а то, чем оно заполнено. Не обязательно проводить много времени с детьми, важно подумать о том, как его провести. Можно очень долго спать и лежать на пляже, чтобы отдохнуть, а можно более ускоренными темпами привести себя в порядок или вообще не доводить себя до такого состояния. Но в любой ситуации на семью человек должен тратить чуть больше времени, на втором месте должен быть «я», потому что в себя тоже нужно вкладывать силы, а потом должна идти работа. Если семьи нет, то на первое место выходит «я» — я себя формирую, я себя создаю, я создаю своё ресурсное состояние. На втором месте — самореализация, карьера.

— Для каких дел в любом случае необходимо находить время в течение дня, несмотря на занятость?

— Я считаю, что любому специалисту следует повышать компетентность, а значит, нужно найти время для вещей, которые освежают что-то в памяти или добавляют совершенно новую информацию в ваше сознание. Это могут быть книги или полезная статья в интернете. На это уйдёт от 20 минут до одного часа в день, можно разбить это время на периоды. Сейчас вы читаете полчаса, и, допустим, в какой-то части дня вы дочитываете ещё полчаса. Это первое.

Второе: приветствуется планирование коммуникаций любого рода, потому что они оживляют мозг и эмоциональный интеллект. А эмоциональный интеллект способствует принятию креативных решений.

Третий пункт: время на отдых. Для большинства время отдыха — это обед, но биологически оно у всех разное. Поэтому одну его часть отдавайте приёму пищи, а другую — какой-то вещи, которая может помочь вам войти в ресурсное состояние. Например, можно пойти где-то посидеть возле офиса в солнечный день, побыть одному, выполнить какие-то упражнения, музыку послушать (только бодрую, не для релаксации). Используйте колонетику, йогу или медитации — наушники в уши, и ты уже немножко встряхнул своё восприятие, потому что мозгу нужно помогать, давать вакуумное время, чтобы он переработал потоки информации, которые пришли. Если говорить компьютерным языком, чтобы он заархивировал какие-то файлы, что-то удалил и оставил самое необходимое на поверхности. И тогда к вечеру у нас уже не будет такой утомляемости и состояния «не трогайте меня, дайте я просто буду отдыхать и играть в игры или смотреть фильм». Если утомляемость всё же появляется — это означает одно — нужно что-то делать с режимом дня.

— Или с работой?

— Возможно, ведь наше ощущение является мерилом того, насколько ситуация нас устраивает и стоит ли что-то менять. Я не говорю, что нужно срочно сменить работу, возможно, нужно нацелиться на другой проект или на другую позицию и стремиться к этому. То есть в сознании должен быть стимул, когда вы выполняете рутинную работу изо дня в день, у вас естественно не будет энергии. Вспомните в своей жизни какое-то событие, когда вы были уставшие, но знали, что нужно сделать какое-то дело. Вы его делали, и вдруг откуда-то бралась энергия, поднималось настроение. Она появляется, когда мы занимаемся тем, что нам по душе.

И кстати, ещё один важный момент. Когда вы приходите с работы и понимаете, что вам нужно приготовить ужин, погладить, сходить в магазин и дальше по списку сделать ещё кучу дел, то вы можете впасть в ступор и вообще ничего не сделать. Лучше распределить свои «надо»: сегодня нужно погладить, а завтра я пойду в магазин. Сделайте так, чтобы у вас каждый день проходил под какой-то эгидой. Допустим, сегодня у вас день для себя, вы себя как-то балуете, заходите в салон, делаете маникюр, а завтра — день коммуникаций: вы звоните родственникам, вы отправляете письма, делаете звонки. Если вы перебираете шкаф — день быта, а на следующий день у вас день продуктового магазина. Когда вы будете фокусировать сознание на одном деле, вам будет легче.

— Юлия, как правильно найти свой способ расслабления?

— Каждый человек должен сам вычислить метод, который ему походит. Например, я в середине дня использую метод, который называю «Созерцание», можете воспользоваться им. Я отключаю телефоны и стараюсь полчаса погулять: это могут быть любые магазины, улицы, природа. C годами я научилась фокусировать свой мозг только на том, где я нахожусь. Вот если я иду по улице — это, допустим, мамы с детишками, снег или цветущие деревья. Главное, чтобы мозг не ускакал в мысли о работе. То есть нужно натренировать его так, чтобы в течение получаса вы могли просто созерцать в расслабленном состоянии и как-то внутренне относиться к тому, что вас окружает. Важно дать мозгу ту пищу, которую он в течение дня меньше всего потребляет.

Отметаем лишнее

— У многих людей рабочее утро начинается с соцсетей, перекура, небольшого разговора с коллегами и чашки кофе, и как-то незаметно все эти прелести съедают несколько часов рабочего времени. Как отучить себя тратить время на всякую ерунду?

— Когда мы пытаемся отучать человека от курения, ему ещё больше хочется взять сигарету. Когда человека просишь приходить вовремя, он начинает ещё больше опаздывать, потому что это некая свобода для нашего бессознательного, то есть «что я хочу, то я и делаю». По идее, одну привычку нужно заменить другой, которая будет для вас лучше и вкуснее. Например, вы можете перенести свой отдых на конец обеденного перерыва, когда это не вредит ситуации. Но в то же время курение, соцсети и общение с сотрудниками лучше минимизировать. Статистика говорит о том, что если брать продолжительность жизни 78 лет, 23 года из них человек спит. А сейчас учёные подсчитали, что где-то около девяти лет тратится на разговор с коллегами и соцсети. Три года — на проезд до работы, около четырёх лет — на осуществление покупок в магазинах и т. д. В итоге остаётся 12 лет свободного времени! В жизни так много нелепостей, которые человек всё-таки должен пересмотреть и решить, чего он хочет на самом деле, как может выглядеть его день.

— Допустим, с привычками человек разобрался, а как быть с коллегами, которые заходят «кое-что спросить на минуточку» и отнимают целых десять?

— Во-первых, вместо того чтобы быть хорошим в глазах других людей, нужно повысить ценность своей результативности и продуктивности. Безусловно, если вы просто говорите человеку, обратившемуся к вам: «Не отвлекай меня», — то это будет немножко обидно. Поэтому лучше предложите людям свои правила игры в нерабочей обстановке, и они их будут выполнять.

Когда вы пьёте кофе или обедаете со своими друзьями, вы можете им сказать: "Смотри, у меня сейчас обстоятельства такие, что много работы. Давай сделаем так — ты заходишь и спрашиваешь меня, удобно ли мне говорить. Любой человек понимает, что у каждого бывают такие периоды в жизни, когда большие нагрузки.

Даже если кто-то забудет и попытается вас отвлечь, вы можете ему напомнить о вашей договорённости. Также обязательно указывайте временные отрезки, когда к вам можно будет обратиться, например, предложите поговорить через час. Тогда человек увидит, что от него не просто отмахнулись. Старайтесь обсуждать время, даже если вы сами не можете его точно оценить, ведь вы всегда можете сказать, что ещё не освободились.

— Во время работы всегда есть некие отвлекающие факторы: звонки, срочные письма. Как с ними быть?

— Важно точно понимать свой день. Режим вашей результативности не должен быть слишком жёстким. Например, каждый день с 10 до 11 вы просматриваете почту. Но бывают срочные, горящие письма — вас очень просят ответить. Таких срочных задач должно быть не больше 10 %. Очень важно понимать, кто у кого на службе — вы у почты и телефона или они у вас. Иногда мы отвлекаемся, думаем, что нужно человека спасти, но вполне возможно, у него есть привычка специально создавать некую динамику, чтобы его задача не откладывалась в долгий ящик. В этот момент нужно объяснить, что у вас много работы и уточнить, действительно ли задача такая срочная. Если вам разрешат выслать письмо через час, значит, люфт времени гораздо больше. Тогда вы можете идти согласно своему графику — приучите других людей следовать ему же.

«АиФ»